หน่วยที่ 1 แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการและระบบสารเทศทางธุรกิจสมัยใหม่
1.1 แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการ
แนวคิด
1. การจัดการเป็นกระบวนการของการทำงานและใช้ทรัพยากร เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้บริหารทุกระดับต้องยึดหน้าที่ทางการจัดการ 4 ประการ คือ การวางแผน การจัดองค์การและงานการนำและการชักจูง และการควบคุม เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการบริหาร ซึ่งความสำเร็จของการจัดการสามารถวัดระดับประสิทธิผลและประสิทธิภาพที่เกิดขึ้นได้
2. ในการจัดการในองค์การ องค์การต้องพัฒนาระบบสารสนเทศหรือระบบงานเพื่อรวบรวมข้อมูล และสนับสนุนสารสนเทศให้แก่บุคคลและหน่วยงานระดับต่าง ๆ ภายในองค์การ
3. ประสิทธิผล หมายถึง ตัวดัชนีวัดระดับความสำเร็จของการปฏิบัติงานเมื่อเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งไว้ ส่วนประสิทธิภาพ เป็นตัวดัชนีวัดที่แสดงให้เห็นว่าในผลการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้น 1 หน่วยนั้นมีการใช้ทรัพยากรเท่าใด ซึ่งทั้งประสิทธิผลและประสิทธิภาพต่างก็เป็นตัวดัชนีวัดถึงระดับความสำเร็จของการจัดการ
วัตถุประสงค์
1. อธิบายความหมาย วัตถุประสงค์ ความสำคัญ และคุณลักษณะของการจัดการได้
2. อธิบายหน้าที่ของการจัดการได้
3. อธิบายแนวคิดของประสิทธิผลและประสิทธิภาพในการจัดการได้
เรื่องที่ 1.1.1
ความหมาย วัตถุประสงค์ ความสำคัญ และคุณลักษณะของการจัดการ
ทำไมการผลิตแต่ละวันจึงไม่ได้เป็นไปตามเป้าหมาย ทำไมยอดขายของบริษัทจึงลดลง ทำไมบริษัทจึงมีปัญหาสภาพคล่องทางการเงิน งบประมาณประจำปีไม่รู้จะจัดสรรให้กับแต่ละเรื่องอย่างไรดีจึงให้ผลประโยชน์สูงสุด ทำไมบุคลากรจึงขาดขวัญกำลังใจในการทำงาน คำถามต่าง ๆ ดังกล่างข้างต้นล้วนเป็นตัวอย่างของคำถามที่มัดเกิดขึ้นเสมอในองค์การแต่คำตอบที่สำคัญประการหนึ่งของทุกปัญหาดังกล่าวข้างต้น อาจสรุปได้ว่าเกิดจากการที่ไม่มีระบบจัดการที่ดีพอ การจัดการหมายถึงอะไร และมีความสำคัญอย่างไรต่อองค์การ
การจัดการ หมายถึง กระบวนการของการทำงานและการใช้ทรัพยากรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์การที่ตั้งไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจากความหมายดังกล่าวข้างต้น การจัดการจะมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการ
1. เป็นกระบวนการที่มีขั้นตอน เริ่มจากการวางแผน การจัดองค์การและงานการนำหรือการชักจูง และการติดตามควบคุม
2. การทำให้งานบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งไว้ กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือการทำให้ตัวงานบรรลุประสิทธิผลที่องค์การได้ตั้งไว้
3. การทำให้มีการใช้ทรัพยากรในการทำงานได้เป็นอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดไม่ว่าทรัพยากรด้านบุคคล งบประมาณ วัสดุอุปกรณ์ เครื่องใช้ เทคโนโลยี ระยะเวลา ฯลฯ
ความสำคัญของการจัดการ
1.เป็นเครื่องมือในการบริหารเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์องค์การ
2.ทำให้องค์การมีระบบงานที่ดี
3.จำเป็นสำหรับการสร้างประสิทธิผลของทุกงาน
4.ช่วยให้การบริหารทรัพยากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
5.ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการตัดสินใจ
6.ทำให้เกิดการประสานความร่วมมือ
7.ทำให้องค์การตอบสนองต่อสภาพแวดล้อมภายนอกได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณลักษณะของการจัดการ ที่สำคัญ 3 ประการ
1.การจัดการมีสถานะเป็นเครื่องมือ (means) โดยการจัดการจะใช้ตัวการจัดการเองเป็นเครื่องมือช่วยทำให้องค์การบรรลุความสำเร็จของงานที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
2.การจัดการมีลักษณะเป็นทั้งศาสตร์ (sciences) และศิลป์ (arts) กล่าวคือการจัดการเป็นศาสตร์ที่มีองค์ความรู้ของทฤษฎี แนวคิด หลักการที่สามารถศึกษาและถ่ายทอดได้ ขณะเดียวกันความสำเร็จของการจัดการไม่ใช่วัดเฉพาะเพียงการที่บุคคลมีความรู้เกี่ยวการจัดการเท่านั้น แต่ความสำเร็จของการจัดการอยู่ที่การนำทฤษฎีแนวคิด หลักการไปประยุกต์ใช้ให้ประสบความสำเร็จด้วย ดังนั้นผู้บริหารและผู้บังคับบัญชาในทุกระดับจึงต้องมีทั้งศาสตร์และศิลป์ในการจัดการ
3.การจัดการสามารถถูกนำไปประยุกต์ใช้ได้ในทุกระดับ กล่าวคือ ผู้บริหารและผู้บังคับบัญชาในทุกระดับจะมีการจัดการที่ดี ผู้บริหารระดับสูงก็จะต้องมุ่งใช้การจัดการทั้งงานภายในและภายนอกองค์การเพื่อช่วยตอบสนองวัตถุประสงค์ขององค์การโดยส่วนรวม ผู้บริหารระดับกลางก็ต้องมุ่งใช้การจัดการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของแต่ละหน่วยงานที่รับผิดชอบ ขณะที่การจัดการที่ดีก็จะต้องถูกนำไปใช้ผู้บริหารระดับต้นด้วยเพื่อที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์ของงานในระดับปฏิบัติการ
เรื่องที่ 1.1.2
หน้าที่ทางการจัดการ
การจัดการ 4 หน้าที่ได้แก่ การวางแผน การจัดองค์การและงาน การนำและการชักจูง และการควบคุม มีสาระสำคัญ ดังนี้
การวางแผน (planning) เป็นกระบวนการของการกำหนดวัตถุประสงค์และวิธีการที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้นในอนาคต โดยที่การวางแผนจะมีองค์ประกอบสำคัญอย่างน้อย 3 ประการ ได้แก่ การกำหนดวัตถุประสงต์ การค้นหาวิธีการที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ และการพิจารณาของอนาคต เช่น องค์การต้องการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์การของทุกฝ่ายให้แล้วเสร็จใน 3 ปีข้างหน้า องค์การก็ต้องวางแผนค้นหาทางเลือกต่าง ๆ ของการพัฒนาระบบสารสนเทศ และตัดสินใจเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่จะนำมาใช้ในองค์การ เป็นต้น อาจกล่าวได้ว่า ผู้บริหารทุกระดับในองค์การล้วนต้องเกี่ยวข้องกับการวางแผนทั้งสิ้น ผู้บริหารระดับสูงทำการวางแผนแม่บทขององค์การ (master plan) ผู้บริหารระดับกลางทำการวางแผนแต่ละฝ่าย (functional plan) ส่วนผู้บริหารระดับต้นจะวางแผนการปฏิบัติการ (action plan) ดังนั้น จะเห็นได้ว่าการวางแผนถือได้ว่าเป็นหน้าที่ของผู้บริหารทุกระดับ นอกจากนี้การวางแผนยังเป็นหน้าที่แรกของกระบวนการบริหารในทุกเรื่อง เช่น การผลิต การขาย ก็จะต้องเริ่มต้นจากการวางแผน เป็นต้น นอกจากนี้การวางแผนยังมีประโยชน์ช่วยทำให้ผู้บริหารคิดอย่างเป็นระบบรอบคอบ อีกทั้งช่วยลดความเสี่ยงของเหตุการที่จะเกิดขึ้นในอนาคดได้อีกด้วย
การจัดองค์การและงาน (organizing) หมายถึง การจัดโครงสร้างองค์การระบบงาน กำหนดงานที่ทำ หน่วยงานที่รับผิดชอบ สายการบังคับบัญชา อำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจ เพื่อให้เกิดความชัดเจนในการปฏิบัติงานในองค์การ กล่าวคือ ผู้บริหารทุกระดับในองค์การจะต้องพิจารณาตัดสินใจว่าจะทำกิจกรรมอะไรบ้างภายใต้แผนที่ได้วางไว้กิจกรรมต่าง ๆ ควรอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของหน่วยงานใด เช่น กิจกรรมการพัฒนาระบบสารสนเทศอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของศูนย์คอมพิวเตอร์ เป็นต้น งานนั้นจะต้องรายงานผลการปฏิบัติงานต่อใครตามสายการบังคับบัญชา จะให้อำนาจหน้าที่การตัดสินใจอะไรบ้าง และระดับใดต่อการปฏิบัติงาน รวมถึงการจัดโครงสร้างองค์การที่แบ่งงานกันทำระหว่างหน่วยงาน เพื่อตอบสนองต่อวัตถุประสงค์ขององค์การและแผนที่ได้วางไว้ โดยการจัดองค์การและงานจะเน้นให้เกิดความคล่องตัว รวมเร็วอย่างมีประสิทธิภาพใหนการปฏิบัติงาน
หน้าที่ที่สำคัญอีกประการหนึ่งในการจัดการก็คือ หน้าที่การนำและการชักจูง (leading) หมายถึง การชักจูงให้หน่วยงาน บุคคล ที่รับผิดชอบในงานได้ทำงานบรรลุตามวัตถุประสงค์ขององค์การที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยใช้วิธีการต่างๆ กล่าวคือ ภายใต้องค์การที่มีการกำหนดวัตถุประสงค์ จำเป็นที่ผู้บริหารจะต้องพยายามทำให้กิจกรรมต่าง ๆ ในแผนได้นำไปปฏิบัติบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ซึ่งหน้าที่การทำงานดังกล่าวก็คือ การนำและชักจูงให้หน่วยงานและบุคคลที่รับผิดชอบในงานที่นำไปปฏิบัติ โดยกระตุ้นการทำงานให้เกิดผลงานที่บรรลุทั้งประสิทธิผลและประสิทธิภาพของงานซึ่งมีเรื่องต่าง ๆ ที่เข้ามาเกี่ยวข้องในหน้าที่การนำและชักจูง คือ ศิลปะการเป็นผู้นำ การสั่งการและมอบหมายงาน การบังคับบัญชา การบังคับบัญชา การจูงใจบุคคล การสื่อสาร การประสานงาน ตลอดจนการแก้ไขปัญหาความขัดแย้งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น อาจกล่าวได้ว่า หน้าที่ของการนำและการชักจูง เป็นหน้าที่ของผู้บริหารทุกระดับ ทั้งนี้เพราะผู้บริหารก็คือบุคคลที่ทำงานสำเร็จโดยอาศัยความร่วมมือจากผู้ใต้บังคับบัญชาและบุคคลอื่น
การควบคุม (controlling) หมายถึง กระบวนการของการติดตามตรวจสอบผลงาน และการปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้บรรลุงานได้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ตามที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ หน้าที่ของการควบคุมอาจกล่าวได้ว่าเป็นหน้าที่สำคัญอีกประการหนึ่งของผู้บริหารในทุกระดับ เพราะการควบคุมจะช่วยจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถทราบได้ว่ากิจกรรมต่าง ๆ ที่กำหนดไว้หรือได้มอบหมายไว้มีความก้าวหน้าอย่างไร เป็นอุปสรรคอะไรบ้าง มีอะไรบ้างที่ต้องปรับปรุงแก้ไขทั้งนี้เป็นผลมาจากการที่มีการวิเคราะห์เปรียบเทียบระหว่างเป็นผลงานที่เกิดขึ้นกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายของงานที่ได้วางไว้ นอกจากนี้ยังช่วยทำให้ผู้บริหารสามารถทราบถึงระดับของประสิทธิผลและประสิทธิภาพที่เกิดขึ้นได้อีกด้วย
กล่าวโดยสรุป หน้าที่ทางการจัดการทั้ง 4 ประการ อันได้แก่ การวางแผน การจัดองค์การและงาน การนำและการชักจูง และการควบคุม ล้วนเป็นหน้าที่ที่ผู้บริหารและผู้บังคับบัญชาทุกระดับล้วนต้องมาเกี่ยวข้อง เพียงแต่ความซับซ้อนและความยากง่ายของการจัดการอาจแต่งต่างกันไป สำหรับผู้บริหารในทุกระดับซึ่งหน้าที่การจัดการอาจช่วยให้ทำผู้บริหารมีระบบการบริหารที่ดีในอันที่จะนำไปสู่การปฏิบัติงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
เรื่องที่ 1.1.3
ประสิทธิผลและประสิทธิภาพของการจัดการ
ในการบริหารงานขององค์การทุกองค์การนั้นไม่ว่าจะเป็นองค์ภาครัฐ รัฐวิสาหกิจ หรือธุรกิจเอกชนล้วนมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้การทำงานขององค์การได้บรรลุตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ คำถามหนึ่งที่เกิดขึ้นตามมาก็คือ จะวัดความสำเร็จของการบริหารด้วยอะไร มีดัชนีวัดอะไรบ้าง สามารถจะบอกได้ไหมว่าขณะนี้องค์การประสบความสำเร็จตามที่ได้ตั้งไว้หรือไม่ เพียงใด การพยายามสร้างตัวดัชนีวัดความสำเร็จของการบริหารงานในทุกองค์การมักจะให้ความสำคัญต่อตัวดัชนีวัดที่เรียกว่า “ประสิทธิผลและประสิทธิภาพ” ประสิทธิผลและประสิทธิภาพของการจัดการหมายถึงอะไร มีวิธีวัดได้อย่างไรบ้าง
ประสิทธิผลของการจัดการ
ในการวัดระดับความสำเร็จของการบริหารหรือการจัดการนั้นตัวดัชนีวัดหนึ่งที่สำคัญที่ถูกนำมาใช้ในการประเมินความสำเร็จของการบริหารก็คือ “ประสิทธิผล” (effectiveness) ประสิทธิผล หมายถึง ตัวดัชนีวัดระดับความสำเร็จของการปฏิบัติงานเมื่อเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ ผลการปฏิบัติงานอย่างไรจึงจะสามารถเรียกได้ว่ามีการทำงานที่มีประสิทธิผลอาจกล่าวได้ว่า การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพผล หมายถึง การปฏิบัติงานที่ได้ผลงานที่ได้ผลงานออกมาเท่ากับหรือมากว่าวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ ซึ่งวัตถุประสงค์และเป้าหมายอาจถูกตั้งในรูปของปริมาณการผลิต ยอดขายสินค้า ผลกำไรหรือแม้กระทั่งความพึงพอใจของลูกค้าเป็นต้น
ประสิทธิผลของการจัดการ
ในการที่จะวัดว่าองค์การใดหรือหน่วยงานใดประผลความสำเร็จตามที่วัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ การวัดระดับประสิทธิผล มีสูตรที่ใช้ในการคำนวณหา ดังนี้
ประสิทธิผล = ผลงานปฏิบัติจริงที่เกิดขึ้น x 100
วัตถุประสงค์/เป้าหมาย
ตัวอย่าง บริษัทแห่งหนึ่งต้องการวัดประสิทธิผลของการทำกำไรของบริษัท สมมุติว่ามีการตั้งเป้าหมายของการทำกำไรในปี พ.ศ.2541 ไว้เท่ากับ 1,250 ล้านบาท และจากกำไรที่เกิดขึ้นปี พ.ศ.2541 พบว่าบริษัทสามารถทำกำไรได้เท่ากับ 1,100 ล้านบาท ประสิทธิผลของการทำกำไรของบริษัทเป็นเท่าใร
ประสิทธิผล = 1,100 x100
1,250
= 88%
นั่นหมายถึงว่า ประสิทธิผลในการทำกำไรของบริษัทในปี พ.ศ.2541 เท่ากับร้อยละ 88 โดยต่ำกว่าประมาณการที่ตั้งไว้เท่ากับร้อยละ 12 (มาจาก 100-88)
ประสิทธิผลของการจัดการ
ในการวัดประสิทธิผลของการจัดการนั้นสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการวัดระดับความสำเร็จของการจัดการในด้านต่างๆ โดยวัดผลเป็นหน่วยต่อช่วงเวลา ตัวอย่างเช่น
อนึ่ง ในการวัดประสิทธิผลนั้นอาจวัดเปรียบเทียบในแต่ละช่วงเวลาก็ได้ เพื่อดูว่าประสิทธิผลของการจัดการเพิ่มขึ้นหรือลดลงอย่างไร เช่น เปรียบเทียบประสิทธิผลของการจัดการเพิ่มขึ้นหรือลดลงอย่างไร เช่น เปรียบเทียบประสิทธิผลยอดขายของปี 2539, 2540 และ 2541 เพื่อดูว่าประสิทธิผลของยอดขายปี 2540 เพิ่มขึ้นหรือลดลงจากปี 2539 เท่าใด ประสิทธิผลยอดขายของปี 2541 เพิ่มขึ้นหรือลดลงจากปี 2540 เท่าใด
นอกเหนือจากการวัดความสำเร็จของการจัดการโดยวิเคราะห์จากประสิทธิผลแล้ว ตัวดัชนีที่สำคัญอีกตัวดัชนีวัดหนึ่งก็คือ การวัดประสิทธิภาพของการจัดการ
นอกเหนือจากการที่ใช้ประสิทธิผลเป็นดัชนีวัดความสำเร็จของการบริหารงานที่เกิดขึ้นแล้ว จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องวัดความสำเร็จของการบริหารงานที่เกิดขึ้นแล้ว จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องวัดความสำเร็จทางการบริหารโดยวิเคราะห์จากทรัพยากรที่ใช้ด้วย ซึ่งก็คือประสิทธิภาพ (efficiency) ประสิทธิภาพ หมายถึง ดัชนีวัดที่แสดงถึงการวัดตราส่วนระหว่างผลการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นกับทรัพยากรที่ใช้ไปในการดำเนินงานอย่างไรจึงจะสามารถเรียกได้ว่ามีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ การทำงานที่มีประสิทธิภาพหมายถึง การทำงานที่ได้ผลงานออกมามากแต่มีการใช้ทรัพยากรน้อย เช่น ทำงานได้ปริมาณงาน เท่าเดิมแต่ใช้เวลาน้อยลง ทำให้ต้นทุนการผลิตต่อหน่วยลดลง ผลงานที่เกิดขี้นอาจเป็นปริมาณการผลิต ยอดขาย ผลกำไร ฯลฯ ส่วนทรัพยากรอาจเป็นจำนวนบุคคลที่ใช้ในการทำงาน งบประมาณรายจ่ายจริงที่เกิดขึ้น ปริมาณวัตถุดิบ ระยะเวลาจำนวนและกำลังการผลิตของเครื่องจักร ฯลฯ ในการวัดประสิทธิภาพของการจัดการมีสูตรในการคำนวณ ดังนี้
ประสิทธิภาพ = ผลงานที่เกิดขึ้นจริง(Output) : จำนวนทรัพยากรที่ใช้ (Input)
ตัวอย่าง ในการผลิตสินค้าของโรงงานแห่งหนึ่งในปี พ.ศ.2540 มีการผลิต มีปริมาณการผลิต 750,000 ชิ้น มีต้นทุนการผลิตที่เกิดขึ้นรวมทั้งหมด 10,250,000 บาท ประสิทธิภาพของการผลิตของโรงงานในปีดังกล่าวเป็นเท่าใด
ประสิทธิภาพของต้นทุนการผลิต = ปริมาณการผลิต : ต้นทุนการผลิต
= 750,000 : 10,250,000
= 1 : 13.66
นั่นหมายถึงว่า การผลิตสินค้า 1 หน่วยมีต้นทุนการผลิตเท่ากับ 13.66 บาท หรือประสิทธิภาพของต้นทุนการผลิตเท่ากับ 13.66 บาท/หน่วย ซึ่งประสิทธิภาพของต้นทุน ซึ่งประสิทธิภาพการผลิตนี้จะมากหรือน้อยอาจนำไปเปรียบเทียบประสิทธิภาพการผลิตของบริษัทที่ดำเนินธุรกิจประเภทและขนาดเดียวกัน หรือนำไปเปรียบเทียบกับประสิทธิภาพการผลิตในช่วงปีที่ผ่านมาก็ได้
ในการวัดประสิทธิภาพของการจัดการนั้นสามารถที่จะนำไประยุกต์ใช้ในการวัดประสิทธิภาพของการใช้ทรัพยากรในด้านต่าง ๆ ได้แก่
การวัดประสิทธิภาพและประสิทธิภาพของการจัดการมีประโยชน์ในแง่ของการบริหารหลายประการ ได้แก่ ช่วยทำให้องค์การทราบถึงระดับของประสิทธิภาพ และประสิทธิภาพของการจัดการที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ ทำให้ทราบการเปลี่ยนแปลงของประสิทธิผล และประสิทธิภาพของการจัดการโดยการเปรียบเทียบในแต่ละช่วงเวลา สามารถใช้เป็นดัชนีชี้วัดที่นำมาวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจและวางแผนปรับปรุงแก้ไขในอันที่จะเพิ่มระดับของประสิทธิผลและประสิทธิภาพขององค์การให้สูงขึ้น นอกจากนี้ประสิทธิผลและประสิทธิภาพของการจัดการยังเป็นเครื่องมือสะท้อนให้เห็นถึงความสามารถของผู้บริหารในการบริหารงานองค์การได้อีกด้วย ซึ่งในการบริหารงานที่ดีนั้นจะต้องทำงานให้บรรลุทั้งประสิทธิผลและประสิทธิภาพ
